Antes de proponer un cambio, pregúntate esto

A lo largo de los años he visto sugerencias que revolucionan un proyecto para mejor, y debates que solo generan desgaste sin ningún beneficio real. Proponer un cambio puede ser una herramienta poderosa, pero sólo si aporta valor real y mejora de manera significativa el trabajo.

Sugerir cambios no debería ser algo automático, sino una decisión reflexiva. Antes de proponer una modificación, es útil preguntarse:

1️⃣ ¿Ayuda a cumplir el propósito del trabajo?
Un cambio debe contribuir directamente a que el resultado esté más alineado con su objetivo. Si la propuesta no tiene un impacto claro en el propósito del proyecto, quizás no sea necesaria.

2️⃣ ¿Añade un valor claro y tangible?
Un cambio relevante debe sumar algo significativo al resultado final. Si la propuesta no mejora sustancialmente la calidad o el impacto del trabajo, puede que no sea prioritaria.

3️⃣ ¿Corrige un problema crítico y objetivo?
Cuando un cambio corrige errores, elimina fricciones o mejora la experiencia de usuario, es esencial. Estos son los cambios que no debemos dejar pasar.

4️⃣ ¿El esfuerzo del cambio justifica el impacto que generará?
Hay cambios que pueden ser técnicamente correctos pero poco prácticos. Si la implementación requiere mucho esfuerzo sin un beneficio proporcional, probablemente no merezca la pena.

Es natural tener preferencias sobre cómo hacer las cosas, pero un cambio relevante debe ir más allá de los gustos personales. El verdadero valor de proponer un cambio está en su impacto positivo y su alineación con los objetivos del proyecto.Antes de sugerir un cambio, hazte esta pregunta clave: ¿es realmente necesario?

Menos documentación, más claridad

La documentación es un pilar en cualquier lugar de trabajo pero suele volverse una carga: consume tiempo, se desactualiza rápidamente y en ocasiones apenas se utiliza. Por eso últimamente estoy explorando formas de minimizar la necesidad de documentar. Estas son algunas estrategias que he encontrado útiles:

1️⃣ Procesos claros y fáciles de seguir

Si un proceso es intuitivo nadie necesita instrucciones extensas para ejecutarlo. ¿Por qué crear un manual de 10 páginas para reservar una sala de reuniones? Un calendario visual o un sistema bien diseñado debería explicarse por sí solo.

2️⃣ Patrones y estándares comunes

Cuando todo el equipo adopta métodos estándar o prácticas comunes de la industria, se reduce la necesidad de explicar lo básico. Plantillas predefinidas, formatos claros y una nomenclatura consistente hacen maravillas.

3️⃣ Manifiestos o principios generales

Tener principios claros puede servir como una «estrella del norte» para la toma de decisiones.

Documenta solo lo que no se puede deducir.
Si algo necesita muchas explicaciones, simplifícalo.

Evita crear instrucciones exhaustivas y enfócate en lo realmente necesario.

4️⃣ Claridad en el trabajo diario

El trabajo bien diseñado es, en sí mismo, documentación.

Usa nombres descriptivos para documentos, carpetas, columnas, correos….
Mantén las herramientas organizadas y actualizadas.
Resúmenes claros tras reuniones importantes eliminan la necesidad de buscar información.

Un archivo llamado «Informe-Finanzas-2024-Marzo» se entiende sin necesidad de contexto adicional.

5️⃣ Automatización de procesos

Si una tarea puede automatizarse no hay necesidad de documentarla. Notificaciones automáticas, sistemas de recordatorios o flujos digitales pueden encargarse de esos detalles, liberando tiempo para tareas más importantes.

✅ Beneficios de estas estrategias:

Fomentan la eficiencia al necesitar menos tiempo buscando y escribiendo documentación.
Mejoran la colaboración pues los estándares reducen malentendidos.
Aumentan el enfoque reduciendo el trabajo innecesario

La evaluación 360: herramienta para el crecimiento mutuo

Estos días estoy realizando evaluaciones 360, y aunque sé que a mucha gente no les entusiasma, yo las veo como una herramienta de gran valor. A menudo, estas evaluaciones se perciben como un ejercicio para adular o, en otros casos, como un “momento de críticas.” Pero, en realidad, creo que son una oportunidad única para el crecimiento mutuo.

Primero, creo que una evaluación 360 no debería estar vinculada a aumentos salariales, ya que esto puede distorsionar su propósito. En lugar de ser una “colección de elogios”, la 360 debería enfocarse en el desarrollo profesional. ¿Cómo? Ofreciendo un espacio donde quienes trabajan cerca de ti puedan dar feedback constructivo sobre tu trabajo. Es como un análisis DAFO externo: permite identificar fortalezas y áreas de mejora desde la perspectiva de quienes conocen tu día a día.

Además, una 360 es una oportunidad para contribuir activamente al crecimiento de los demás. Ayuda a quienes te rodean a reconocer sus puntos fuertes y a detectar áreas de desarrollo. No se trata de señalar “errores” o logros, sino de ofrecer una visión clara de en qué están destacando y dónde pueden seguir creciendo. En lugar de ser un “juicio,” lo veo como una colaboración orientada a la mejora continua.

Para mí, el verdadero valor de una evaluación 360 está en ayudarnos a ver dónde estamos y hacia dónde podemos ir. Si lo enfocamos así, no es solo una evaluación; es una herramienta de aprendizaje compartido, una manera de crecer mutuamente.

Priorizando el valor de la toma de decisiones

Hace ya mucho tiempo decidí emprender y lanzar un proyecto propio: una tienda que combinaba ventas online y offline. Siempre he sido un apasionado de la productividad y la eficiencia, así que mi enfoque inicial fue asegurar que todos los procesos internos funcionaran a la perfección. Sin embargo, aprendí por las malas que sin un flujo constante de valor, incluso el sistema más optimizado carece de utilidad.

Al principio, centrarme en la eficiencia operativa me pareció la decisión más lógica. Me aseguré de que mi tienda contara con procesos sólidos para gestionar pedidos, mantener el stock actualizado y generar informes adecuados. Creía que un negocio bien estructurado era la clave del éxito. Sin embargo, pronto me di cuenta de que los resultados tangibles no se generan solos. De nada sirve tener procesos óptimos si no estás creando un valor significativo.

Durante aquel tiempo, compaginaba mi proyecto personal con un trabajo en una consultora local. Esto me permitió observar de cerca cómo algunas empresas prosperaban a pesar de tener procesos internos desorganizados o inexistentes. La diferencia clave era que habían encontrado la manera de generar valor significativo. Me di cuenta de que, primero, hay que asegurarse de que las acciones tienen un impacto positivo y son eficaces; la eficiencia puede esperar.

Esta experiencia me enseñó una lección crucial: es vital evaluar el valor potencial de nuestras acciones y decisiones. A partir de ese momento, comencé a interesarme por conceptos como OKRs, MVPs, desarrollo ágil, ROI y más. Tener clara la misión y visión del proyecto, junto con los objetivos a corto, medio y largo plazo, es esencial para priorizar aquellas tareas que realmente causen un mayor impacto.

Desafortunadamente aprendí esta lección demasiado tarde para salvar mi proyecto, y la tienda tuvo que cerrar. Sin embargo, estoy agradecido a esta experiencia pues me enseñó que al tomar decisiones es fundamental priorizar el valor y el impacto. Aprendí que la clave no está solo en tener procesos optimizados, sino en asegurarse de que cada acción y decisión contribuye de manera significativa al valor y éxito del proyecto. Primero, hay que ser eficaz y luego eficiente. Se trata de conseguir que algo funcione y, posteriormente, iterar para que funcione bien.

Venciendo la parálisis por análisis

Buenos días, red.

¿Alguna vez os habéis encontrado paralizados ante una decisión, buscando incansablemente más información, convencidos de que aún no tenéis suficiente para actuar? ¿O tal vez temiendo que la solución encontrada no sea la óptima, persuadidos de que existe una mejor alternativa? Este estado de sobreanálisis, donde nos enredamos en un bucle que retrasa indefinidamente la acción, me ha atrapado en múltiples ocasiones a lo largo de mi carrera. Afortunadamente con el tiempo he aprendido a detectar, gestionar y mitigar esta tendencia.

La raíz de la parálisis por análisis radica en el miedo: temor a equivocarme, a fallar, o por verme abrumado por un océano de opciones. Esta búsqueda incansable de perfección, en un intento por mostrarme infalible, resulta en una pérdida de practicidad, posponiendo decisiones críticas y dejando pasar oportunidades valiosas.

Pero de un tiempo a esta parte en cuanto reconozco que estoy cayendo en este ciclo, adopto una o varias estrategias para liberarme:

Establecer una fecha límite: Me impongo plazos estrictos. Esta autolimitación temporal me fuerza a tomar decisiones, rompiendo el ciclo de deliberación.
Elegir aleatoriamente entre opciones: Si estoy debatiéndome entre varias alternativas viables, a veces opto por una al azar. Esta técnica me revela rápidamente cuál prefiero realmente pues enseguida siento si he elegido la que me hace sentir más cómodo.
Aceptar lo satisfactorio: Considero que la solución perfecta puede ser más costosa que una simplemente satisfactoria. Optar por la eficiencia sobre la perfección me permite avanzar más ágilmente.
Limitar la información: He aprendido a valorar la calidad sobre la cantidad en cuanto a fuentes de información se refiere.
Consultar con el equipo: Compartir desafíos con miembros del equipo no es signo de debilidad, sino una forma de encontrar soluciones más rápidas y fomentar la colaboración.
Dividir el problema: Descomponer un gran desafío en partes más pequeñas y manejables me permite progresar paso a paso, sintiendo avances concretos.

He descubierto que la procrastinación suele ser más un reflejo del miedo que de la falta de recursos. Enfrentarme a estos temores directamente, abordando las tareas que me generan ansiedad lo antes posible, no solo alivia mi preocupación sino que también me libera del peso de la indecisión.

Comparto estas estrategias esperando que os sean útiles y os animo a reflexionar sobre cómo enfrentáis vuestra propia parálisis por análisis. ¿Tenéis técnicas propias para superar estos bloqueos y potenciar vuestra productividad?

Mis estrategias contra las interrupciones

Buenos días, red.

Soy una persona a la que le gusta mucho maximizar su productividad laboral. Desde siempre he dedicado esfuerzos en detectar y evitar las interrupciones, ya que son los ladrones más astutos del tiempo de mi jornada, se llevan esos valiosos minutos que podría dedicar a tareas significativas, ralentizan mi trabajo y me generan estrés.

Para maximizar la productividad y no necesitar extender mis horas de trabajo he desarrollado tácticas específicas para combatirlas. Hoy quiero compartir las estrategias que empleo para blindarme contra las distracciones:

⚈ El móvil, en silencio y fuera de mi vista: Lo tengo cerca porque para mí es esencial como gestor de contraseñas, pero mi teléfono siempre está en silencio y fuera de mi campo visual. Ni emite sonidos ni vibraciones salvo que sea una llamada telefónica. Por lo general no lo reviso durante mi jornada laboral.

⚈ Interrupciones digitales silenciadas: Mantengo Slack en modo silencioso, excepto para mensajes directos o comunicaciones críticas del equipo, reduciendo así el constante bombardeo de notificaciones. Y no estoy en ningún canal que no aporte valor directo.

⚈ Trabajar en bloques cortos: Fragmento mi jornada en segmentos de 30 minutos o menos. Esta técnica me ayuda a mantener el foco y minimizar las interrupciones.

⚈ Enfoque monotarea: Dedicarme a una sola tarea a la vez aumenta mi eficiencia. Mantener presente su objetivo es clave para no desviarme de ella.

⚈ Aislamiento durante tareas: Ante nuevas demandas me pregunto: ¿Es urgente responder ahora? La mayoría de las veces la respuesta es no. Prefiero anotar el asunto para más tarde y seguir con lo planeado.

⚈ Comunicar mis rutinas: Dejo claro mis horarios, en especial los intervalos de no interrupción, para evitar confusiones y garantizar períodos de trabajo ininterrumpido.

⚈ Comunicación eficaz y concisa: Al comunicarme soy directo y claro, procurando que cada mensaje sea completo y evite futuras consultas.

⚈ Predicar con el ejemplo: Evito interrumpir a otros y prefiero la comunicación asíncrona, respetando el tiempo y el espacio de cada uno.

Estas medidas contribuyen de manera radical en mi rendimiento laboral. Te animo a probar algunas de estas estrategias y espero puedan ayudarte a transformar tu enfoque y productividad.

¿Y tú? ¿Cómo manejas las interrupciones en tu jornada laboral? ¿Algún consejo que quieras compartir?

Claves para una bandeja de entrada productiva

Buenos días, red.

¿Alguna vez te has encontrado con una avalancha de notificaciones sin leer en Gmail, Slack, WhatsApp, GitLab, o cualquier otra app? Para mí esto es más que un simple bombardeo de información; es una señal de que algo no va bien. Cuando las apps destinadas a mantenerme informado y actualizado se convierten en fuentes de ruido, es hora de replantear mi estrategia.

Como alguien que valora profundamente la productividad, he desarrollado tácticas para mantener el control de mi bandeja de entrada y las notificaciones. Aquí comparto lo que me ha funcionado:

Desuscripción proactiva: Me deshago de las suscripciones que no me aportan valor. Si acumulo tres o más correos de una newsletter sin leer, me doy de baja.
Filtros efectivos: Para correos de grupos a los que pertenezco que no son esenciales para mí uso filtros que los marcan como leídos y los archivan. Así reduzco el ruido en mi bandeja principal.
Organización por etiquetas: Todos los emails relacionados van a etiquetas específicas, como ‘GitLab’, para mantener mi bandeja de entrada despejada y enfocada.
Gestión activa del inbox: Trato mi bandeja de entrada como una lista de tareas de corto plazo. Si un email está en el inbox, es porque hay algo pendiente que debo gestionar. Leo y archivo para mantenerla siempre limpia y manejable. Este enfoque me ayuda a priorizar y a enfocarme solo en lo esencial.
Eliminación de lo no esencial: Si un correo no es urgente o importante, lo marco directamente como leído y lo archivo. No hay tiempo que perder con lo que no agrega valor.

Afrontar el FOMO es crucial. Al eliminar lo innecesario reduzco la posibilidad de perderme algo verdaderamente importante.

La clave está en recordar que menos es más. Un mar de notificaciones no leídas no solo es abrumador, sino que también contradice el propósito de estas herramientas: mantenernos informados de manera eficiente.

¿Y tú, cómo gestionas la sobrecarga de notificaciones y emails? ¿Tienes algún consejo para mantener el foco en lo importante?

Luchar contra las interrupciones

¿Cómo podemos luchar contra las interrupciones?

Elimina los interruptores: Quita alarmas, notificaciones de WhatsApp, Telegram, Slack… Elimínalas de raíz.
Ojo con el móvil: ¿Esperas una llamada de vida o muerte? Pues siléncialo y ponlo boca abajo. Revísalo cada cierto tiempo en lugar de con cada notificación.
Enfócate: Recuerda el propósito de la tarea y prepárate para comenzarla.
Aísla la tarea: Si te piden algo ¿es obligatorio y vital que pares y lo hagas ya? Siempre es preferible apuntarlo para más adelante y volver a la tarea inicial.
Trabaja en bloques cortos: Es más fácil bloquear completamente las interrupciones si trabajas en tareas de menos de 30 minutos. Divide y vencerás.
Comunica tus rutinas: Si no se te puede llamar hasta las 10.00 que todo el mundo lo sepa.
Frena a la gente pesada: Siempre hay una persona que le gusta interrumpir sin miramiento. Ponle límites.
Comunicación concisa: Responde de manera breve y directa. Estructura tu mensaje para reducir la llamada actual, y dejarlo todo claro para que no sea necesaria una nueva llamada futura.
¡No interrumpas tú! Si no te gusta que te interrumpan, no te dediques a interrumpir.

Pon en marcha cuanto antes estos puntos y verás que es más fácil de lo que esperabas.

Evita las interrupciones

El mayor enemigo de la productividad son sin duda las interrupciones. Debemos evitarlas a toda costa pues son el ladrón más voraz de nuestro tiempo. Las interrupciones:

Rompen nuestro ritmo laboral.
Hacen nuestro trabajo más lento y torpe, perdiendo tiempo en cualquier cosa.
Son fuente de estrés y ansiedad, y nos separan de objetivos y tareas.
Desgastan nuestra motivación, creatividad y energía.
Corroen nuestro ánimo, optimismo y buen humor.
Producen insatisfacción.

Porque para causar más impacto no hay que trabajar más horas, sino aprovechar mejor las que dedicamos.

3 puntos clave para formar hábitos productivos

Formar hábitos productivos no es una tarea sencilla. Nuestras rutinas están cada vez más marcadas y es difícil alterarlas. Por ello si quieres formar hábitos productivos te recomiendo que sigas estos puntos:

Pasos pequeños. Un solo cambio a la vez, pequeño y sencillo. No intentes cambiar demasiadas cosas en poco tiempo.
Cambios medibles. Fíjate cambios concretos, medibles y palpables, que sean asumibles y con plazos razonables. Comprueba cada cierto tiempo si estás llevándolos a cabo y si surten el efecto deseado.
Repite y repite. Con regularidad diaria y constante. Cambiar no es fácil. Debes ser constante y apoyarte en la rutina.