Descanso activo

Uno de los principales pilares de la productividad es el descanso. Nuestro cerebro no puede mantener la atención durante mucho tiempo, y al igual que ocurre con nuestros músculos necesita descansar para reponer energías.

Se entiende perfectamente que un atleta tras correr una maratón necesite pasar un tiempo sin forzar sus piernas, pero en ocasiones parece que no interiorizamos que tras una dura jornada de trabajo nuestra cabeza ya no rinde mas y necesita recuperarse.

Una mente que no descansa tendrá mayor estrés, será mas lenta para realizar tareas, dispondrá de un menor rendimiento cognitivo, además de incrementar la posibilidad de sufrir malestares, dolores y quizás enfermedades.

En ocasiones para descansar dedicamos tiempo a leer, a navegar por Internet, a estudiar… pero es un grave error. ¿Creéis que los futbolistas después de un partido se van a jugar al baloncesto? No es buena idea intentar descansar la cabeza con tareas que requieran de un esfuerzo mental.

Aquí es donde entra el juego el descanso activo. Cuando termines tu jornada laboral en lugar de buscar tareas que requieran de un esfuerzo mental busca tareas físicas. Actividades que no requieran pensar como caminar, hacer ejercicios, estiramientos o bailar nos permiten relajarnos y disminuyen nuestro nivel de estrés.

Esto permite finalmente que nuestro cerebro pueda regenerarse y descansar, lo que conlleva una mayor productividad al día siguiente.

¿Por qué me gusta ser productivo?

Desde siempre me ha interesado mucho el tema de la productividad y cómo sacarle más partido a mi tiempo. Hoy te cuento el por qué:

  1. Me hace sentir bien, satisfecho y útil. ¿No te sientes genial el día que te ha cundido?
  2. Me ayuda a centrarme en lo verdaderamente importante. Es sorprendente lo mal que podemos emplear nuestra energía y concentración.
  3. Me ayuda a implantar la dieta de la información. ¿Cuánto tiempo se pierde en redes sociales, blogs o periódicos?
  4. Me permite “sacar” más horas al día. ¿Alguna vez has deseado que el día tuviera más horas? Pues 24 ya están muy bien si sabes aprovecharlas.
  5. Me ayuda a ser más creativo e imaginativo. Al liberar la mente esta se puede dedicar a lo que realmente sabe hacer: crear e imaginar.
  6. Me permite asumir nuevas responsabilidades y retos. Al ser más productivo podemos abarcar más proyectos con el mismo esfuerzo.

Porque no se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor.

Mejorar la comunicación por email

Hace unos días escribía acerca de la importancia de la documentación y a raíz de eso he tenido varias conversaciones privadas con personas interesadas. Entre otras cosas comentábamos que la documentación nos permite ser más productivos al disponer de una fuente de conocimiento sólida.

Al hilo de la productividad me viene a la cabeza también el problema de la comunicación y el claro ejemplo del correo electrónico, que mal utilizado hace que perdamos mucho tiempo.

¿Cómo mejorar la comunicación vía correo electrónico?

Cuida el asunto. Una noticia tiene titular y cuerpo. Un correo tiene asunto y contenido. Ambos son importantes y sin embargo muchos no cuidamos el titular. El asunto debe sintetizar el contenido del mensaje. Esto ayudará al receptor a interpretarlo y clasificarlo, así como a buscarlo posteriormente.

Cuida el contenido. En el contenido detallamos la información. No se puede enviar un correo sin contenido aunque coincida con el asunto, puesto que cuando leemos el correo suponemos que en él está toda la información necesaria y no tenemos por qué releer el asunto. El contenido debe ser breve y directo. El correo electrónico debe parecerse más a un telegrama que a una carta. Tardaremos menos en escribirlo, menos en leerlo y mejoraremos nuestra comunicación y productividad.

Cuida la frecuencia de envíos. Envía correos sólo de lo que consideres importante o interesante. Cuando envías un correo le dedicas tiempo tanto tú como todos los destinatarios. Piensa que el tiempo de todos es valioso y que nadie debe perderlo. Ni envíes demasiados correos ni correos sin interés.

Cuida los destinatarios. ¿Están todas los destinatarios que deben recibirlo? ¿Falta o sobra alguno?

Uso de respuestas prediseñadas. ¿Te preguntan constantemente lo mismo? No reescribas una y otra vez la misma contestación; utiliza respuestas prediseñadas.

8 aspectos básicos de la documentación

Soy un obseso de la documentación porque considero que es una parte importantísima del sistema. Una documentación de calidad nos permitirá ganar contexto rápidamente, minimizará el riesgo de cometer errores y de reinvertir tiempo en problemas que ya se solucionaron en el pasado. Es además un medio de comunicación con el resto del equipo, stakeholders y nuestro yo del futuro.

Para mí la documentación debe cumplir estos puntos:

  • Breve, clara y concisa.
  • En un formato legible, común y estándar.
  • Correctamente estructurada. Toda documentación similar debe estructurarse de manera similar.
  • Correctamente redactada. Por favor minimicemos las faltas.
  • Fácil de localizar y consultar.
  • Actualizada y actualizable.
  • No debe estar duplicada.
  • Debe ser interesante o importante.