Hace unos días escribía acerca de la importancia de la documentación y a raíz de eso he tenido varias conversaciones privadas con personas interesadas. Entre otras cosas comentábamos que la documentación nos permite ser más productivos al disponer de una fuente de conocimiento sólida.

Al hilo de la productividad me viene a la cabeza también el problema de la comunicación y el claro ejemplo del correo electrónico, que mal utilizado hace que perdamos mucho tiempo.

¿Cómo mejorar la comunicación vía correo electrónico?

Cuida el asunto. Una noticia tiene titular y cuerpo. Un correo tiene asunto y contenido. Ambos son importantes y sin embargo muchos no cuidamos el titular. El asunto debe sintetizar el contenido del mensaje. Esto ayudará al receptor a interpretarlo y clasificarlo, así como a buscarlo posteriormente.

Cuida el contenido. En el contenido detallamos la información. No se puede enviar un correo sin contenido aunque coincida con el asunto, puesto que cuando leemos el correo suponemos que en él está toda la información necesaria y no tenemos por qué releer el asunto. El contenido debe ser breve y directo. El correo electrónico debe parecerse más a un telegrama que a una carta. Tardaremos menos en escribirlo, menos en leerlo y mejoraremos nuestra comunicación y productividad.

Cuida la frecuencia de envíos. Envía correos sólo de lo que consideres importante o interesante. Cuando envías un correo le dedicas tiempo tanto tú como todos los destinatarios. Piensa que el tiempo de todos es valioso y que nadie debe perderlo. Ni envíes demasiados correos ni correos sin interés.

Cuida los destinatarios. ¿Están todas los destinatarios que deben recibirlo? ¿Falta o sobra alguno?

Uso de respuestas prediseñadas. ¿Te preguntan constantemente lo mismo? No reescribas una y otra vez la misma contestación; utiliza respuestas prediseñadas.