Menos documentación, más claridad

La documentación es un pilar en cualquier lugar de trabajo pero suele volverse una carga: consume tiempo, se desactualiza rápidamente y en ocasiones apenas se utiliza. Por eso últimamente estoy explorando formas de minimizar la necesidad de documentar. Estas son algunas estrategias que he encontrado útiles:

1️⃣ Procesos claros y fáciles de seguir

Si un proceso es intuitivo nadie necesita instrucciones extensas para ejecutarlo. ¿Por qué crear un manual de 10 páginas para reservar una sala de reuniones? Un calendario visual o un sistema bien diseñado debería explicarse por sí solo.

2️⃣ Patrones y estándares comunes

Cuando todo el equipo adopta métodos estándar o prácticas comunes de la industria, se reduce la necesidad de explicar lo básico. Plantillas predefinidas, formatos claros y una nomenclatura consistente hacen maravillas.

3️⃣ Manifiestos o principios generales

Tener principios claros puede servir como una «estrella del norte» para la toma de decisiones.

• Documenta solo lo que no se puede deducir.
• Si algo necesita muchas explicaciones, simplifícalo.

Evita crear instrucciones exhaustivas y enfócate en lo realmente necesario.

4️⃣ Claridad en el trabajo diario

El trabajo bien diseñado es, en sí mismo, documentación.

• Usa nombres descriptivos para documentos, carpetas, columnas, correos….
• Mantén las herramientas organizadas y actualizadas.
• Resúmenes claros tras reuniones importantes eliminan la necesidad de buscar información.

Un archivo llamado «Informe-Finanzas-2024-Marzo» se entiende sin necesidad de contexto adicional.

5️⃣ Automatización de procesos

Si una tarea puede automatizarse no hay necesidad de documentarla. Notificaciones automáticas, sistemas de recordatorios o flujos digitales pueden encargarse de esos detalles, liberando tiempo para tareas más importantes.

✅ Beneficios de estas estrategias:

• Fomentan la eficiencia al necesitar menos tiempo buscando y escribiendo documentación.
• Mejoran la colaboración pues los estándares reducen malentendidos.
• Aumentan el enfoque reduciendo el trabajo innecesario